İşletmelerin finansal yönetimini verimli hâle getirebilmesi için muhasebesini düzenli ve eksiksiz şekilde tutması çok önemlidir. Envanter defteri tutmaksa işletmenin tüm varlıklarını ve borçlarını düzenli olarak kaydedip takip etmesini sağlar. Defterin doğru tutulması finansal işlemlerin şeffaflığını artırırken yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini kolaylaştırır. Bu rehberde envanter defterinin ne olduğu, nasıl tutulduğu, hangi kurallara tabi olduğu ve elektronik defter kapsamına girip girmediği hakkındaki detaylı bilgilere ulaşabilirsiniz.
Envanter Defteri Nedir?
Türk Ticaret Kanunu’na göre ticari faaliyet gösteren işletmelerin finansal durumunu kaydetmesi için tutması zorunlu olan muhasebe defteri türüne envanter defteri denir. İşletmeler bu deftere açıldıklarında ve açılışlarından sonra her hesap dönemi sona erdiğinde mal varlıklarını, borçlarını, alacaklarını ve nakit para tutarlarını teker teker kaydeder.
Envanter defterinin ciltli ve müteselsil sıra numaralı olması gerekir. Fiziki olarak tutulan envanter defteri için açılış onayları, defter kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Hesap dönemleri on iki ayla sınırlı olup yeni hesap dönemine geçildiğinde defterde yeterli yaprak bulunduğu takdirde ilk ay onay yenilemesi yapılabilir.
Türk Ticaret Kanunu’na göre envanter defteri tutması gerekenler şunlardır:
- Tacir (Gerçek ve tüzel kişi),
- Şahıs şirketleri,
- Anonim şirketler,
- Sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler,
- Kooperatifler,
- Limited şirketler,
- Kamuda çalışan tüzel kişiler tarafından kurulan ticari işletmeler,
- Kamu yararına çalışan dernekler,
- Gelirinin yarıdan fazlasını kamu görevi niteliğindeki işlere harcayanlar.
31 Aralık 2024 tarihinde Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığı tarafından Resmî Gazete’de yayımlanan tebliğe göre envanter defterinin de e-defter olarak tutulması zorunlu hâle gelmiştir. Tebliğe göre e-defter tutma zorunluluğu olanları şöyle sıralayabiliriz:
- e-Fatura uygulamasına geçmesi zorunlu olan mükellefler,
- Bağımsız denetime tabi olan şirketler,
- Bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan mükellefler.
Bununla birlikte derneklerin, vakıfların, sendikaların, odaların, birliklerin, federasyonların, konfederasyonların, kurumlar vergisinden muaf kooperatiflerin ve iflas durumundaki mükelleflerin e-defter tutma zorunluluğu yoktur.
Envanter Defteri Ne İşe Yarar?
Envanter defter kullanımının işletmelere sağladığı avantajları şöyle sıralayabiliriz:
- İşletmelerin finansal durumlarını daha sağlıklı şekilde takip edebilmelerini destekler.
- Geriye dönük borçların ve alacakların unutulmasının önüne geçer.
- Gelir ve gider kontrolünü kolaylaştırarak işletmenin gerçek mali durumunu tespit edebilmesini mümkün hâle getirir.
- Türk Ticaret Kanunu’na uygun şekilde tutulan envanter defteri sayesinde muhasebe yönetimi ve denetim süreçleri kolaylaşır.
- Vergi beyannameleri hazırlanırken doğru verilerin kullanılmasını sağlar. İşletmenin mali durumunun denetlenmesi sırasında yetkililere doğru bilgi sunulmasına da yardımcı olur.
Envanter Defteri Nasıl Tutulur?
Noter tarafından onaylı envanter defteri tutulurken işletmenin finansal durumunun doğru şekilde işlenmesi çok önemlidir. Taşınmazlar, stoklar, makineler, demirbaşlar, borçlar, alacaklar gibi işletmeye ait tüm varlıkların detaylı olarak kayıt altına alınması gerekir. Alacakların hangi tarihte doğduğu, kimden kaynaklandığı ve ne zaman tahsil edileceği; kısa ve uzun vadeli borçların kaynakları, vade tarihleri ve faiz oranları envanter defterine işlenmelidir.
Her hesap grubunun envanter defterine ayrı bölümler hâlinde işlenilmesine dikkat edilmesi önem arz eder. Örneğin nakit para miktarı, şirketin banka hesaplarındaki bakiyeler, ticari alacaklar ve şirketin mevcut mal miktarı dönen varlıklar bölümüne kaydedilmelidir. Arsa, bina gibi taşınmazlar; üretim araçları ve şirkete ait motorlu taşıtlarsa duran varlıklar; banka kredileri, ticari borçlar, vergi borçları ve şirket ortaklarının toplam sermaye miktarıysa borçlar ve sermaye hesapları grubuna işlenmelidir.
Envanter Defteri Tutmanın Kuralları
Resmî Gazete’de yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’e göre envanter defteri tutarken uyulması gereken kurallar şunlardır:
- Defter kayıtları Türkçe ve Türk para birimi kullanılarak tutulmalıdır.
- Kayıtlarda kısaltmaların, rakamların, harflerin ve/veya sembollerin tekdüze olması ve anlamlarının doğru verilmesi gerekir.
- Tüm kayıtlar zamanında ve düzenli şekilde yapılmalıdır.
- Kayıt tutarken boşluk bırakmamak, satır atlamamak ve ciltten sayfa koparmamak şarttır. Yaprakların sırası bozulmadan kayıt işleminin yapılması gerekir.
- Kayıt işlemlerinin işletmenin faaliyet hacmine uygun şekilde on günden fazla gecikmemesi önemlidir.
Envanter Defterinde Olması Gerekenler
Envanter defterinde asgari olması gereken bilgiler şunlardır:
- Taşınmazların,
- Alacakların,
- Borçların,
- Nakit para tutarının,
- Varlıkların,
- Borçların değeri.
Envanter Defteri Ne Zaman Tasdik Ettirilir?
Fiziki ortamda tutulan envanter defteri, her hesap döneminin başlangıcında noter tasdikine tabi tutulmalıdır. Açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Bu süreçte ticaret sicili tasdiknamesinin noter tarafından aranması zorunludur. Ancak ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlerin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi zorunlu değildir.
Açılış onaylarının yapılacağı durumlar şunlardır:
- Şirketin kuruluşu sırasında ve defter kullanılmaya başlamadan önce,
- Yeni hesap dönemlerinde dönem başlangıcından önceki ayın sonuna kadar,
- Hesap dönemi dolmadan yeni defter kullanımına başlanması gerektiğinde yeni deftere geçilirken.
Envanter defterleri için açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur. Kapanış onaylarıysa yalnızca yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri için geçerli olup envanter defterlerini kapsamaz.
Envanter Defteri Örneği
Örnek bir envanter defteri şu şekilde gözükmelidir:
| Sıra No | Açıklama (Malzeme Adı, Mal Varlığı, Borç Durumu, Nakit Miktarı) | Ölçü | Fiyat TL | Tutar TL | Toplam TL |
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 3 | |||||
| Toplam |
Muhasebe Süreçlerinizde Mükellef Yanınızda!
Mükellef olarak Türkiye’de ve dünya genelinde girişimcilerin iş fikirlerini hayata geçirmelerine rehberlik ediyoruz. Şirket kuruluşundan vergi beyanına, marka tescilinden yararlanabileceğiniz teşviklere kadar her aşamada size yardımcı oluyoruz. Siz de Mükellef’e hemen üye olun, sizi arayalım. Uzman ekibimizle envanter işlemlerinizi online olarak kolayca yönetebilir, tüm muhasebe süreçlerinizi eksiksiz bir şekilde tamamlayabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Envanter defteriyle ilgili sıkça sorulan sorulara buradan ulaşabilirsiniz.
Envanter Defteri Kapanış Tasdiki Kalktı mı?
Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’e göre envanter defterleri için kapanış tasdiki zorunluluğu bulunmamaktadır. Envanter defterlerinde onay yenileme, son kaydın işlendiği sayfadan bir sonraki sayfaya yapılır. Ancak e-defter uygulamasıyla birlikte elektronik ortamda tutulan envanter defterlerinin kapanış tasdikinin hesap döneminin son gününde yapılması gerekir.
Envanter Defteri Tasdik Ettirmemenin Cezası Nedir?
Ticari defterlerinin noter tasdiklerinin zamanında yapılmaması durumunda Türk Ticaret Kanunu’nda 2024 yılı için belirlenen ceza tutarı ₺49.276’dır. 2025 yılı için uygulanacak olan ceza tutarı henüz yayınlanmamıştır.
Envanter Defteri E-defter Kapsamında mı?
Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığının konuya ilişkin Resmî Gazete’de yayımlanan tebliğine göre envanter defteri gibi bilanço esasına göre tutulan defterler 1 Ocak 2025 itibarıyla e-defter kapsamasına alınmıştır.
Envanter Defteri Kaç Sayfa Olmalı?
Envanter defterinin sayfa sayısı Vergi Usulü Kanunu’ndan belirtilmemiş olup ortalama 20 ile 80 sayfa arasında değişiklik gösterebilmektedir.
Envanter Defteri Tasdik İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?
Defter tasdiki için gerekli olan bilgiler ve belgeler şunlardır: gerçek kişilerin adı soyadı, tüzel kişilerin ünvanı, defter sahibinin iletişim bilgileri, işletmenin merkezi, MERSİS numarası, işletmenin faaliyet konusu, sermaye şirketiyse taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı, defterin türü, defterin kaç sayfa olduğu, defterin kullanılacağı hesap dönemi, onay tarihi ve numarası, onayı yapan makamın resmî mührü ve imzası.
Kaynaklar
- https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=16859&MevzuatTertip=5&MevzuatTur=9
- https://www.turmob.org.tr/ekutuphane/Read/f4b97004-e136-4fce-9620-1bd1760fb26d
- https://www.turmob.org.tr/mevzuat/Pdf/20995
- https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=16859&MevzuatTur=9&MevzuatTertip=5
- https://www.turmob.org.tr/ekutuphane/Read/ceb2aa4e-1263-46af-ac5b-28c117f5abad
